Офис менеджер/Менеджер по закупкам
vakansiya — 2024

Основные задачи Как Офис менеджер/Менеджер по закупкам:

• Своевременное и профессиональное решение задач в приемной в течение рабочего времени и взаимодействие с клиентами.
• Поддержание порядка и чистоты центрального вестибюля / приемной и конференц-залов (своевременное координирование с соответствующими сервисными компаниями);
• Точное уверенное знание всех систем, установленных в центральном вестибюле / приемной и в конференц-залах и решение связанных с ними вопросов с наибольшим вниманием, профессионализмом и прилежанием.
• Эксплуатация и хорошее практическое знание телефонной системы, установленной в центральном вестибюле / приемной, а также всего технического оборудования, требуемого для предоставления профессиональных и квалифицированных услуг.
• Постоянное управление и контроль за приемной: встреча посетителей, выдача идентификационных карт или бэджей-пропусков для посетителей, координирование сопровождения посетителей до требуемого места назначения, резервирование конференц-залов, содействие в организации звонков-конференций и организация телевизионных / аудио- конференций (координирование с департаментом информационных технологий).
• Обеспечение эффективного координирования и своевременного обмена информацией с другими департаментами, включая ИТ, технической поддержки и безопасности, а также с другими секторами, по необходимости.
• Получение и доставка пакетов, писем и т.д., по необходимости. Росписи о доставках – по необходимости. Распространение и отслеживание документооборота.
• Обеспечение своевременного ремонта / устранения любой технической неполадки оборудования, мебели или других наименований центрального вестибюля / приемной.
• Предоставление информации и содействия клиентам, включая координирование заказа канцелярских товаров для различных департаментов.
• Координирование работы с туристическими агентами и секретарями / персоналом / помощниками исполнительных руководителей в плане доставки при отбытии и прибытии работников и гостей НОВАРТИС в аэропорту, а также планирование работы водителей.
• Резервирование конференц-залов и оборудования для конференций;
• Содействие в организации внутренних и внешних мероприятий;
• Оказание содействия в заказе питания и организация кофе-брейков и обедов к внутренним мероприятиям;
• Содействие и организация мобильной связи НОВАРТИС.
• Составление и передача соответствующих писем к провайдерам мобильной связи;
• Распространение SIM-карт работникам НОВАРТИС.
• Содействие в организации командировок, включая:
• Подготовка путевых листов для сотрудников на ежемесячной основе;
• Обработка и передача заказов и запросов соответствующих контактов от назначенных поставщиков, в том числе туристических агентств.
• Содействие в организации деловых поездок в соответствии с политиками НОВАРТИС, включая следующее:
• Сотрудничество с отделами бронирования и выписки билетов контрагированных туристических агентств;
• Профессиональное консультирование при выборе наилучших маршрутов, оптимальных и экономичных расценок на внутренние и международные авиаперелеты и т.д.;
  Бронирование дополнительных бортовых услуг;
• Подготовка индивидуального профайла для каждого члена руководящего состава НОВАРТИС, включая копию паспорта, информацию о предпочтительных компаниях-перевозчиках, особых требованиях к питанию, программы постоянного пассажира-клиента авиакомпании;
• Содействие в организации бронирования гостиниц и аренды автотранспорта;
• Содействие в работе с программой постоянного пассажира авиакомпаний по возмещению пунктов – миль;
• Содействие в получении визовой поддержки и виз (однократный и многократный въезд) для иностранных граждан и для лиц, прибывающих в Азербайджанскую Республику в командировки;
• Ежемесячная подготовка следующих отчетов:
• Почтовая доставка (DHL, UPS, Азерпочта и т.д.)
• Azer-cell
• Другие провайдеры, по необходимости.
• Адаптация контрактов с поставщиками согласно внутренним правилам Новартис
• Содействие в адаптации документов для подачи активностей на одобрение согласно внутренним правилам Новартис.
•  Выполнять другие поручения руководства компании.

Требования:

• Высшее образование
• АзербайджанскийРусский, Английский – обязательно (выше среднего),
• Опыт работы 1-2 года в качестве секретаря приемной,
• Хорошие навыки устного общения и умение ведения телефонных разговоров,
• Организаторские навыки, концентрация на результате,
  Хорошие межличностные качества, ориентирование на клиента,
• Опытный пользователь MS Office, интернет.

Условия работы:

• Конкурентоспособный уровень оплаты труда;
• Компенсация питания;
• Компенсация мобильной связи;

Если Вас заинтересовала указанная вакансия, просим отправить свое резюме на baku.info@novartis.com и указать в теме письма “Офис менеджер/Менеджер по закупкам”