İcraçı katib
vakansiya — 2024

Müraciət üçün linkə daxil olun: https://fa-emfh-saasfaprod1.fa.ocs.oraclecloud.com/hcmUI/CandidateExperience/en/sites/CX_1007/job/313/?utm_medium=jobshare

Working schedule: 5 days a week, from 09:00 to 18:00. Based on nature of the work you will be able to work from office and from home
Deadline to apply: 31/05/ 2022

Your responsibilities as Executive Secretary:

• Assist in establishing Executive Management Committees’ charters and annual work plans, jointly with Legal team
• Provide executive secretarial support for Executive Management Committees (hereinafter, Committees)
• Ensure meetings take place in accordance with annual work plan
• Prepare committee materials/presentations, set up agendas, organize and attend the Committee meetings
• Coordinate with internal and external stakeholders, providing prompt and customer-focused service
• Prepare, document and retain the minutes, briefs and protocols
• Prepare and provide periodic reports on implementation of Committees’ annual work plan
• Provide storage and archive of proper filings and records, including those of a confidential and sensitive nature
• Provide ad-hoc management reporting when requested, prepare group presentation
• Liaison (coordination, registration and tracking of queries) between group Companies and Holding, provide administrative support for Executive Management members
• Execute Superior’s verbal and written instructions and assignments

Position requirements:

• Higher education in Economics or relative fields; Business Administration (MBA is an advantage)
• Two years of experience in executive secretarial jobs or similar administrative roles
• Fluent knowledge of Azerbaijani and English languages; Good knowledge of Russian will be an advantage
• Advanced user of MS Office (in particular MS Project, MS Excel, MS Visio andMS Power Point)
• Strong written and verbal communication skills
• Excellent communicator
• Strong and other visualization / presentation tools knowledge
• Detailed oriented, high organizational and planning abilities
• High analytical skills
• Time management skills
• Leadership and facilitating skills
• Knowledge and skills in administrative fields
• Responsible attitude to work
• Able to deal with multi-tasking
• Result-oriented
• Able to work with a high degree of flexibility and initiatives

Applications will be reviewed against position requirements and only shortlisted candidates will be contacted.

İş qrafiki: Həftənin 5 günü saat 09:00-dan 18:00-dək. İşin tələblərinə əsasən ofisdən və evdən çalışa biləcəksiniz
Son müraciət tarixi: 31/05/ 2022

İcraçı katib olaraq Sizin vəzifə öhdəlikləriniz:

• Hüquq Komandası ilə birgə İcraedici İdarəetmə Komitələrinin nizamnamələrinin və illik iş planlarının yaradılmasına köməklik göstərilməsi
• İcraedici İdarəetmə Komitələrinə (bundan sonra Komitələr) icraçı katiblik dəstəyinin təmin edilməsi
• İllik iş planına uyğun olaraq iclasların keçirilməsinin təmin edilməsi
• Komitənin materiallarını/təqdimatlarının hazırlanması, gündəliyin tərtib edilməsi, Komitənin iclaslarının təşkil edilməsi və orada iştirak edilməsi
• Operativ və müştəri yönümlü xidmət göstərərək daxili və xarici maraqlı tərəflərlə əlaqə yaradılması
• İcmalları, brifinqləri və protokolları hazırlamaq, sənədləşdirmək və saxlamaq
• Komitələrin illik iş planının icrasına dair dövri hesabatların hazırlanması və təqdim edilməsi
• Məxfi və həssas xarakterli olanlar da daxil olmaqla korporativ sənədlərin və qeydlərin saxlanılmasının və arxivləşdirilməsinin təmin edilməsi
• Tələb olunduqda xüsusi idarəetmə hesabatının təqdim edilməsi, qrup təqdimatlarının hazırlanması
• Qrup şirkətləri və holdinq arasında əlaqə yaradılması (sorğuların əlaqələndirilməsi, qeydiyyatı və izlənilməsi), İcraçı Rəhbərlik üzvlərinə inzibati dəstək göstərilməsi
• Üst rəhbərin şifahi və yazılı göstəriş və tapşırıqlarının yerinə yetirilməsi

Vəzifənin tələbləri:

• İqtisadiyyat və ya əlaqəli sahədə Ali təhsil; Biznes İdarəedilməsi (MBA üstünlükdür)
• İcraçı katiblik və ya oxşar administrativ peşələrdə iki il iş təcrübəsi
• Azərbaycan və ingilis dilləri üzrə səlis bilik; Rus dili üzrə yaxşı bilik üstünlükdür
• MS Office proqramlarının üstün səviyyədə istifadəçisi olmaq (xüsusilə MS Project, MS Excel, MS Visio və MS Power Point)
• Güclü yazılı və şifahi ünsiyyət bacarıqları
• Mükəmməl ünsiyyət bacarıqları
• Güclü Powerpoint  və digər vizuallaşdırmaq / təqdimat alətləri üzrə biliklər
• Detal yönümlü, yüksək səviyyədə təşkiletmə və planlama bacarıqları
• Yüksək təhliletmə bacarığı
• Vaxtın idarəedilməsi bacarığı
• Liderlik və  asanlaşdırma bacarıqları
• Administrativ sahədə bilik və bacarıqlar
• İşə məsuliyyətli yanaşma
• Eyni anda bir neçə tapşırığı yerinə yetirə bilmə
• Nəticə yönümlü
• Yüksək dərəcədə çevikliklə işləyə bilən  və təşəbbüslər irəli sürə bilən

Müraciətlər vakansiyanın tələblərinə əsasən dəyərləndiriləcək və yalnız seçilmiş namizədlərlə əlaqə saxlanılacaqdır.