Офис Менеджер
vakansiya — 2024

Цель должности:

Обеспечение  жизнедеятельности офиса,  создание благоприятных  условий  работы  сотрудников офиса, создание позитивного имиджа компании, делопроизводство и кадровое администрирование в соответствии с Трудовым Кодексом Республики Азербайджана  и  в рамках принципов и ценностей, а также политик и процедур компании

Основные области ответственности:

• Встречает  посетителей компании, обеспечивает позитивный имидж компании и безопасность в рамках принципов и политики  компании по безопасности
• Проводит переговоры и взаимодействует с курьерскими службами. Контролирует расходы в рамках бюджета.
• Обеспечивает организацию работ по уборке, эксплуатации и обслуживанию офиса, поддерживает коммуникации  с  арендодателями с целью  эффективной организации и  обеспечения порядка в офисе и создания комфортных условий для сотрудников. Контролирует работу технического персонала
• Осуществляет  заказ канцелярских товаров и другого офисного оборудования,  мебели, а также продуктов питания и хозяйственных товаров в рамках бюджета с целью обеспечения сотрудников офиса всем необходимым для эффективной работы и создания комфортных условий труда.
• Организовывает и проводит тендеры по закупкам, проводит переговоры с поставщиками с целью получения максимально выгодных условий для компании. Осуществляет  документальное оформление и отчетность, касающиеся заказываемых сервисных услуг и закупаемых товаров в рамках политик и процедур компании
• Обеспечивает деловые визиты иностранных коллег в рамках законодательства Республики Азербайджан, процедур и  политик компании с точки зрения правильного и своевременного оформления документов и  обеспечения комфортного пребывания  иностранных коллег в компании.
• По запросу сотрудников бронирует и заказывает проездные билеты, услуги такси и трансферы,  проживание в гостиницах в рамках утвержденных политик и бюджета. Обеспечивает документальное сопровождение заказываемых услуг и  контролирует оплату в случае проведения расходов по безналичному расчету.
• Готовит и регистрирует командировочные удостоверения сотрудников
• Организует и ведет документооборот по основной деятельности предприятия (входящая/исходящая корреспонденция, регистрация/хранение/архивирование документов
• Администрирует процесс предоставления страхования жизни, здоровья и прочих льгот компании и осуществляет его техническую и информационную поддержку в рамках утвержденных политик
• Администрирует процесс предоставления мобильной связи (МС) сотрудникам компании в рамках утвержденной политики.
• Оказывает поддержку в администрировании отпусков
• Участвует в подготовке и отслеживании бюджета по административным расходам, проводит анализ отклонений
• Организовывает и  подготавливает корпоративные мероприятия в рамках выделенного бюджета с целью создания позитивной корпоративной культуры и обеспечения качественной организации мероприятия

Профиль кандидата:

• Высшее образование
• 2+ лет  опыта работы на аналогичной роли
• Свободное владение Азербайджанским и Русским; Английский B2+ уровень;
• Опыт работы с MS Office: Excel / PowerPoint
• Отличные коммуникативные навыки;
• Высокий уровень ответственности и организованности в плане работы с документами.
• Высокий уровень собственной мотивации, энергичный, решительный, нацеленный на результат

Заинтересованных кандидатов просим отправить свое резюме до 31 марта, 2023 года на Английском или Русском языке.

Пожалуйста, примите во внимание, что отправляя свое резюме, вы даете свое согласие на обработку (сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, изменение, извлечение, использование, блокирование, удаление, уничтожение) и/или передачу своих персональных данных с указанием или без такового использование средств автоматизации организациями (местными или международными), с которыми компания взаимодействует на основании соответствующих договоров.

Link: https://candidate.skillaz.ru/application/63cfd66c1237dec8520f85dc?sourceId=49