Office Manager
vakansiya — 2024

Main Responsibilities:

• Correspondence, travel arrangements, translations;
• Incoming posts / distribution of posts: receiving of the incoming correspondence (letter writing, courier’s post, fax, e-mail), systematisation, registration of the posts and forwarding them to the office management and the employees of the chamber, responding to enquiries;
• Outgoing posts: Registration and dispatching of the posts by courier;
• Answering and transferring incoming telephone calls;
• Archiving and actualization of documents regularly;
• Procurement of office supplies;
• Participation and assistance in the events organised by the chamber;
• Conducting call actions during the events;
• Reception and support of visitors and preparation of meeting rooms for appointments;
• Preparation of the meetings organised by the office management;
• Support and maintenance of the office equipment (printer, fax, telephone exchange, IT equipment);
• Company-database management, CV-database management;

Job Requirements:

• Successfully completed university education;
• Very good / fluent German and Azerbaijani knowledge in spoken and written, good knowledge of English;
• Secure handling in MS Office;
• Secure handling of office equipment (printer, fax, telephone exchange, IT equipment);
• Organisational skills, very good communication skills, resilience, flexibility, punctuality, ability to work in a team;

We are looking forward to receiving your application (cover letter and tabular CV + photo) with the subject “Office Manager” until 07.05.2022.

Əsas vəzifə və öhdəlikləri:

• Yazılı mübadilə, səyahətlərin təşkili, tərcümələr
• Müdir heyətinin təşkil etdiyi iclaslar və görüşlərin hazırlanması
• Poçt məktublarının qəbulu / ötürülməsi: məktubların hazırlanması, kuryer poçt xidməti, faks və mail vasitəsilə göndərilməsi, poçt məktublarının sistemləşdirilməsi, registrasiya edilməsi, ofis müdir heyətinə və palatanın digər işçilərinə ötürülməsi, sorğuların cavablandırılması
• Poçt məktublarının göndərilməsi: məktubların registrasiyaya alınması və göndərilməsi
• Daxil olan zənglərin cavablandırılması və əlaqələndirilməsi
• Zəngetmə proseslərinin həyata keçirilməsi
• Sənədlərin və yeni qovluqların yaradılması və üzlənməsi
• Ofis ləvazimatlarının təchizatı
• Palata tərəfindən təşkil edilmiş bütün tədbirlərdə iştirak və köməklik
• Qonaqların qarşılanması, konfrans zalının görüşlər üçün hazırlanması
• Ofis avadanlıqlarının idarə olunması və nəzarət (printer, faks, telefon, İT avadanlıqları)
• CV məlumatlar bazasına nəzarət

Tələblər:

• Bitmiş ali / universitet təhsili
• Azərbaycan dilində mükəmməl yazılı və şıfahi biliklər
• Alman dilində mükəmməl yazılı və şıfahi biliklər
• Yaxşı ingilis və rus dili biliklərinə üstünlük verilir
• MS Office proqramları ilə işləmək bacarığı
• Ofis avadanlıqları (printer, faks, telefon, İT avadanlıqları) ilə işləmək bacarığı
• Təşkilatçılıq bacarığı, dəqiqlik, komandada işləmək və yaxşı kommunikasiya bacarığı, dözümlülük, çeviklik, operativlik

Müraciət etmək üçün Sizdən tərcümeyi halınızı alman dilində (müraciət məktubu və cədvəlli tərcümeyi hal + şəkil ilə birlikdə) 07.05.2022-ci il tarixinədək “Office Manager/in” başlığı ilə cv@ahk-baku.de elektron ünvanına göndərməyiniz xahiş olunur

mənbə: jobsearch.az