Ofis katibi
vakansiya — 2024

Şöbə: İnsan resursları və inzibati işlər
Hesabat verir: İ.R və inzibati işlər üzrə Direktor və  Əməliyyatlar üzrə qrup rəhbəri.

Vəzifənin məqsədi:

• Ofisdə iş axını prosedurlarını optimallaşdırmaq üçün kargüzarlıq və inzibati dəstək vəzifəsini yerinə yetirmək, həmkarlarına və rəhbərlərə informasiyanı paylaşmada dəstək olmaq, eləcə də bütün sorğular və ya məsələlər üçün istinad nöqtəsi olmaqla kömək etmək. Ofis katibləri regionlarda və filiallarda bütün İ.R. funksiyalarını və proqramlarını asanlaşdıran insan resursları departamentinin nümayəndələridir.

Əsas tələblər:

• Telefon zənglərinin cavablandırılması, mesajların qəbulu və ya zənglərin müvafiq işçiyə yönləndirilməsi.
• Çıxan yazışmaların qrammatikasına, düzgünlüyünə və tamlığına görə yoxlanılması və tələb olunan sənədlərin əlavə olunmasını təmin etmək.
• Daxil olan və göndərilən məktubların idarə edilməsi. Məktubun nəzərdən keçirilməsi, çeşidlənməsi və müvafiq alıcılara paylanması.
• Görüşlərin təşkili və konfrans zalının qrafiklərinin əlaqələndirilməsi. Görüşlərdən əvvəl, lazım gələrsə, əsas materialları toplamaq və görüş yerini təyin etmək.
• Elektron və kağız üzərində sənədləşmə işlərinin aparılması. Tələb olunduqda, verilənlər bazalarından tələb olunan materialın axtarışı və tərtib edilməsi.
• ERP proqram təminatı vasitəsilə Satınalma Tələbləri formalarının tətbiqi və gedişatına nəzarət, yeni fond kodlarının yaradılması və proqram təminatına daxil edilməsi, satınalma prosesini izləmək, satınalmaların vəziyyəti barədə sorğuçuları və büdcə sahiblərini məlumatlandırmaq.
• Dəyərləri və missiyanı müəyyən etmək, qısa və uzunmüddətli hədəfləri planlaşdırmaq üçün şöbə müdirləri ilə işləmək,
• Regionlar üzrə ofislər üçün aylıq məsrəf materiallarının satın alınmasının həyata keçirilməsi, aylıq məsrəf materiallarının məsrəflərinin hesabatının verilməsi və müvafiq olaraq mühasibatlığa daxilolmaların keçirilməsi.
• Uzunmüddətli qonaqların yerləşdirilməsinin təşkili, kirayə evlərin ödəniş sənədlərinin hazırlanması, yaşayış yerlərinin idarə edilməsi və ev sahibləri ilə işlərin aparılması.
• Mətbəx üçün məhsul və məsrəf materiallarının alışının təşkili və nəzarəti, o cümlədən aylıq hesabatların düzgün tərtib edilməsi, aylıq mətbəx işçilərinin sayı barədə hesabatların verilməsi.
• Xarici qonaqlar və işçilər üçün dövlət miqrasiya qeydiyyatı.
• SƏTƏM qaydalarına riayət etmək.
• Şirkət daxili prosedur və qaydalara əməl etmək.

Tələb olunan bilik və bacarıqlar:

• Vaxt idarə etmə bacarığı
• Əla səviyyədə yazı və şifahi ünsiyyət bacarıqları.

Əsas tələblər:

• Təhsil- Bakalavr dərəcəsi
• İş təcrübəsi – bu sahədə 1-2 il iş təcrübəsi.
• Dil bilikləri: Azərbaycan dili(əla), İngilis dili (yaxşı)
• Komputer bacarıqları: MS Office (xüsusilə, MS Excel və MS Outlook)